每年的赠款周期

赠款每年发放，为期一年。如果满足条件，赠款可以延续至最长五年，不过各组织仍须每年提出申请。

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申请赠款

1月15日-3月1日（征集申请）

申请征集呼吁每年发布。在此期间，赠款申请必须通过在线系统（在此访问赠款管理系统）以英文、法文或西班牙文提交。

3月-4月（筛选可受理的申请）

在收到项目申请后，基金秘书处将对首次或因有资金缺口而申请资金的组织的所有申请进行筛查，以确定是否可以受理。将对基本资格要求进行核实，如有需要，将向申请人索要澄清或证明文件。

5月-10月（评估）

基金秘书处对所有可受理的赠款申请进行彻底评估。这包括对提交的申请进行分析，对于续期申请的受赠人，将对上一年赠款使用情况的财务和陈述报告进行分析。对于所有首次提交和间隔数年后再次提交的申请人，将进行实地访问，对提交续期申请的受赠人则进行定期的实地访问。

11月（董事会会议和赠款建议）

秘书处向基金董事会提交所有赠款评估结果，供其在11月的年度会议期间进行审查。董事会成员通过竞争性的审查程序审议申请，并根据可用收入，确定建议资助的赠款申请。董事会的建议经由高级专员，获得秘书长的核可。

12月（通知）

所有申请人均收到一封通知函，告知对于下一年赠款的申请结果。成功的申请人需要就发放的金额提交一份经修订的预算。

使用赠款和使用情况的报告

发放的赠款执行期为一个日历年（1月1日-12月31日）。

1月-3月（付款）

通常而言，发放的赠款在项目实施的头三个月内支付完毕。

7月15日（首次获得赠款的受赠人提交进度报告）

只有首次获得赠款的受赠人必须在7月15日前提交陈述报告，汇报赠款使用的进展情况。

次年3月1日（最终财务和陈述报告）

所有受赠人均须在赠款使用后的次年3月1日前，提交最终财务和陈述报告。